Guide pratique pour l’organisation d’une soirée d’entreprise

On ne peut pas savoir à quel point l’organisation d’une soirée d’entreprise peut être un vrai casse-tête avant d’y avoir été confronté soi-même. Et ceux qui se lancent dans cette entreprise auraient bien tort de croire qu’il ne s’agit là que d’une simple formalité. Car le danger est alors de s’atteler à l’organisation de son évènement au dernier moment et d’être confronté au fiasco total qui résultera inexorablement d’une soirée d’entreprise raté.

Ce qu’il ne faut pas perdre de vue, c’est que lorsque vous organisez une soirée d’entreprise, c’est votre image que vous mettez en jeux. L’événement reflètera finalement votre dynamique, votre engagement et votre dévouement à l’entreprise, et fatalement, c’est ce qui s’inscrira dans l’esprit de vos collaborateurs.  Il est donc essentiel de donner de sa personne lors de l’organisation de tels événements, d’y mettre une bonne dose d’énergie et de créativité afin de prouver son investissement aux yeux des autres et de soigner ainsi son image.

Méthode, rigueur, anticipation, créativité : passons au crible tous les éléments indispensables pour assurer une soirée d’entreprise réussie.

Soyez méthodique

Dans une soirée d’entreprise, le moindre petit oubli peut engendrer un fiasco. Il faut donc prendre le temps de la réflexion bien en amont de la soirée afin de tout planifier dans les moindres détails. Il est ainsi judicieux de lister tous les détails à prendre en compte. Faire d’abord une liste générale avec vos différentes idées, tous les éléments à prendre en compte.

Ordonez tout cela, élaborer un plan précis de la soirée avec les horaires clefs, les différentes activités, etc. Pensez la soirée d’entreprise sous la forme d’étapes qui se succèdent et élaborer un plan B pour chacune d’entre elles au cas où quelque chose tournerait mal. Cela peut paraitre pessimiste, mais avoir en tête ce qu’il pourrait arriver de pire et s’y préparer à l’avance, c’est ce qui peut faire la différence entre un désastre et une soirée sauvée et mémorable.

Invitations et réservations

Réserver le lieu de votre soirée d’entreprise. Il est judicieux d’opter pour une date qui permette à un maximum de personnes d’être présentes. Réserver le lieu le plus tôt possible.

Pour bien organiser une soirée d’entreprise, il est impératif d’avoir une idée assez précise du nombre de convives. Ainsi, il est primordial de mettre la distribution des invitations et la confirmation des présences tout en haut dans sa liste de taches.

Du coté réservation, on trouve aussi le traiteur, élément essentiel en organisation d’événement. Si vous cherchez à vous démarquer, optez pour une cuisine spéciale, raffinée ou exotique, et accordez-la au thème de votre soirée. Réservez à l’avance pour éviter toute déconvenue.

Activités et animations

C’est ce qui fait la différence entre une soirée réussie et un événement raté. Il faut planifier plusieurs activités, de préférence originale, innovantes et qui cadre bien avec le thème de votre soirée et l’ambiance recherchée. Vous pouvez pour cela faire appel à un prestataire.

Mais aussi…

Il ne faudra pas oublier la sécurité de votre événement. Puisqu’on n’est jamais à l’abri d’un accident, prévoir une trousse de premiers soins est la moindre des choses. Mettre également de coté le numéro d’un médecin et s’assurer que la voie est libre au cas ou un véhicule d’urgence aurait à venir. Il est également important de faire en sorte que le lieu dispose d’extincteurs en cas de départ d’incendie mais aussi de détecteurs de fumée. Vérifier l’installation électrique afin d’éviter toute électrocution.

Aussi, pour l’environnement autant que pour votre image et votre budget, il est important de vous inscrire dans une démarche la plus écoresponsable possible. Aussi, privilégiez les accessoires recyclables ou mieux, non jetables.

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