Guide pratique pour une conférence réussie

Loin de n’être réservées qu’aux entrepreneurs de grande envergure, les conférences d’entreprises peuvent ne sont pas dépourvues d’intérêt et peuvent permettre d’optimiser grandement les performances de votre boite en stimulant les diverses compétences et en recentrant les objectifs pour une meilleure optimisation. 

Organiser une conférence : pourquoi ?

Les conférences sont en outre casi indispensables lorsqu’on souhaite mener des projets de grande envergure qui mobiliseront différents acteurs. Voici quelques raisons d’organiser une conférence :

  • Réunir des acteurs dotés de compétences diverse en vue de la réalisation d’un projet commun.
  • Débattre autour d’un sujet ou chacun, dans son domaine de compétence peut apporter son expertise.
  • Consulter ses collaborateurs en vue de l’élaboration de nouveaux plans d’action ou d’une nouvelle stratégie. C’est la technique du Brainstorming, qui permet à des idées novatrices d’émerger d’une réflexion collective.
  • S’exprimer sur un sujet donné que l’on souhaite voir à l’ordre du jour et sensibiliser l’assistance sur une thématique particulière.
  • Mettre en avant son profil, faire part de son expertise et de ses compétences en vue d’une reconnaissance et de la constitution d’un réseau.

Conférence : les indispensables

Organiser une conférence réussie, cela passe premièrement par l’acquisition (achat ou location) du matériel requis et indispensable pour cette circonstance. Il ne faut ici rien oublier et c’est pourquoi nous avons réalisé une liste des équipements indispensables en vue de l’organisation d’une conférence professionnelle.

Un lieu adapté au déroulement de la conférence

Bien qu’il ne s’agisse pas vraiment là de matériel au sens propre du terme, le lieu où se déroulera la conférence doit d’abord vous permettre de faire fonctionner les différents outils indispensables en vue du bon déroulement de votre évènement.

Outre de devoir comporter une pièce assez vaste pour accueillir tout le monde, il doit aussi être doté de suffisamment de prises électriques afin de vous permettre de brancher les différents appareils dont vous aurez besoin. Cet élément crucial doit être tiré au clair en amont de la conférence, car dans certains cas il faudra prévoir l’achat de rallonges ou de multiprises et réfléchir à l’agencement du dispositif d’alimentation des appareils.

Le lieu se doit également de jouir d’une bonne couverture réseau et d’une excellente connexion internet. L’accès à internet est de nos jours indispensable dans toute conférence. Cela permet aussi bien la vérification des éléments et arguments avancés par les différents orateurs mais aussi bien souvent l’illustration des présentations.

Les boissons

Il est très important de mettre à disposition des boissons. Le café est un grand incontournable des conférences car il permet de maintenir une assistance dynamique et bien éveillée. Il est donc judicieux d’installer une machine à café dans l’espace qui accueillera votre évènement.

Si le café est toujours bienvenu, l’eau est quant à elle indispensable. Elle l’est pour l’assistance, qui aura besoin de se désaltérer et de s’hydrater, et elle l’est d’autant plus pour les orateurs. Il est en effet bien connu que les longues présentations orales assèchent la bouche et stimulent grandement la soif.

Le matériel de projection

Bien qu’on pense toujours à ça en priorité, le matériel de projection est si crucial pour le bon déroulement d’une conférence professionnelle qu’on était bien obligé de le mentionner. On optera donc pour un bon vidéoprojecteur ou on loue directement une salle qui dispose de cet équipement.

Bien sûr, un vidéoprojecteur seul ne servira à rien et l’acquisition (ou la location) d’un écran de projection est également indispensable. Cet équipement incontournable pour une conférence digne de ce nom servira aux différents intervenants d’appuyer leur présentation sur différents graphiques, images ou supports audiovisuels.

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